¡Desempapélate ya!
Archivo histórico vs archivo “vivo”.
Ayer estuve en el despacho de un procurador en Madrid y se planteó de una forma muy clara la distinción entre estos dos “tipos de archivo” así que aprovecho la experiencia para tratar este asunto que tenía pendiente hace tiempo y que da lugar a muchas confusiones. Como el ejemplo es el recurso del torpe y este tema tiene algunas sutilezas difíciles de explicar, voy a contarlo tal y como ocurrió ayer. El lector puede cambiar “despacho” por oficina o administración, “procurador” por abogado, gestor, funcionario del ayuntamiento… y “expediente” por asunto, legajo o documentos… pero por claridad y economía del lenguaje me ceñiré al despacho del procurador en el que me encontraba hace solo unas horas.
Nada más empezar a hablar de gestión documental quedó claro que este procurador sabía de qué estábamos hablando: tenía un ScanSnap encima de la mesa (un modelo anterior pero similar al que recomendaba hace unos días), pocos papeles a la vista y, sobre todo, ningún montón de medio metro de altura. De hecho, tiene el mejor programa de gestión documental posible: integrado como una funcionalidad más en su programa de gestión de expedientes. Esto quiere decir que en la pantalla, junto a los datos del cliente, fecha de apertura, factura, y demás datos “alfanuméricos” (lo que técnicamente se llaman “campos” de una base de datos) tenía un botón adicional con el que accedía a un documento en PDF relacionado con el expediente en cuestión.
Aquí se acababan las posibilidades de venderle un programa pero, como es una persona que usa y valora la tecnología como herramienta de productividad, quiso ver lo que habíamos ido a enseñarle, nuestro programa de gestión documental que ya he comentado en otras ocasiones. Sin entrar en detalles, me llamó la atención que se dio cuenta perfectamente de las ventajas de guardar los archivos en una base de datos (en nuestro caso Oracle) frente a su sistema, que conserva todos los ficheros PDF (unos 80.000 ya) en una carpeta de Windows sin más. También le gustó el sistema de búsquedas, aunque él se maneja perfectamente ya que tiene los documentos asociados a una base de datos con campos alfanuméricos, por lo que encuentra rápidamente lo que necesita (y es lo que más sorprende a sus colegas y abogados). Lo que más le gustó fué la introducción de los documentos “arrastrando y soltando” con el ratón. Él lo tiene que hacer con el odioso botón “Examinar”, un auténtico error propio de los programadores que no aprovechan las ventajas de Windows, o simplemente no saben cómo hacerlo.
Pero estas ventajas no compensaban la comodidad de tener sus documentos “incrustados” en su base de datos de gestión. Y yo no puedo estar más de acuerdo.
Sin embargo, cuando parecía que no había nada que vender, me señaló un montón de archivadores de cartón que estaban más o menos ordenados (más bien apilados) debajo de una escalera a mis espaldas. Y había un par de docenas más encima de un armario (que luego resultó estar lleno, pero muy lleno, de subcarpetas con miles y miles de papeles). ¡El archivo histórico! Ese es su “asunto pendiente”. Tiene muy bien organizado su archivo reciente, lo que yo llamo el “archivo vivo“: documentos con los que estoy trabajando, que consulto con frecuencia, que he introducido desde el primer momento en el sistema, en mi base de datos, y actualizado conforme iba trabajando en ese asunto. Pero los documentos anteriores a la compra de su actual programa de gestión, esos están amontonados, ordenados sí, pero amontonados, en más de 100 archivadores de cartón con el número de “caja” escrito a mano (de una forma poco estética, la verdad).
Eso es lo que yo llamo el “archivo histórico” y no tiene nada que ver con el “archivo vivo”. Es más, hay que tratarlos de forma totalmente independiente, con un planteamiento y forma de trabajo distintos, con medios (técnicos y humanos) distintos. Son dos “proyectos” independientes y no deben abordarse como una unidad porque lo que sirve para uno no tiene por qué ser adecuado para el otro.
El “archivo vivo” se consulta continuamente. Se actualiza. Crece, no ya en número de expedientes, sino en el contenido de cada expediente. La finalidad principal de montar un programa de gestión documental para gestionar (no encuentro otra palabra mejor) un “archivo de documentos vivos” suele ser mejorar la productividad, la eficiencia en el manejo de esos documentos: agilidad en la distribución a otras personas, facilidad de enviar documentos por correo o de copiarlos, o imprimirlos. Además de garantizar la seguridad para que accedan las personas adecuadas.
En cambio, la finalidad principal, a veces la única, para digitalizar un “archivo histórico” es liberar espacio. Nada más, y nada menos. Ayer este procurador me comentaba que librarse de aquellos 3 ó 4 metros cúbicos de archivadores sería para él una enorma satisfacción. Estaban en el suelo medio escondidos, encima de los armarios… quedaban fatal en su despacho. Pero, este gran pero, le daba miedo destruirlos “por si acaso“. ¿Qué le propuse yo?
Cada día, o dos ó tres veces por semana, escaneas un archivador. Tienen 10 ó 12 expedientes, cada uno de ellos con 50 ó 60 folios de media. La clave es meter muy pocos datos a mano, tecleando. Solo el número de caja, el de cada expediente y, si acaso, el nombre de la sociedad o interesado. Estamos hablando de menos de un minuto por caja (o sea, por día). Luego, de cada expediente aceptas el nombre por defecto de los archivos que creas al escanear. No importan los nombres de los archivos porque con los otros datos ya llegas al documento y “si acaso” tienes que consultarlo, ese hipotético día ya buscarás manualmente dentro del archivo. ¡Lo más probable es que nunca tengas que hacerlo! No olvidemos que estaba pensando en destruirlos.
De esta forma puedes liquidar y, ahora sí, destruir un archivador en una media hora. Eso cunde mucho. Y tienes un premio inmediato. Se nota físicamente que el volumen disminuye. Los delfines que pasan por un aro en un acuario y las personas que tienen que escanear miles de archivos necesitan “premios inmediatos”. Cuando hayan pasado un par de semanas y hayan desaparecido 10 ó 12 archivadores, ya nadie tendrá que animar al que escanea. ¡Estará deseando liquidar el resto de archivadores!
Fuente: http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2010/02/10/archivo-historico-vs-archivo-vivo/
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